特定技能所属機関に対する入管の視察を迎える際の注意点：準備と対策

特定技能の受入機関として、入管からの定期的な視察は避けられない重要なプロセスです。この視察の法的根拠は、入管法第19条の20に規定されています。

入管法第19条の20（報告徴収等）

出入国在留管理庁長官は、前条各号に掲げる事項を確保するために必要な限度において、特定技能所属機関若しくは特定技能所属機関の役員若しくは職員（以下この項において「役職員」という。）に対し、報告若しくは帳簿書類の提出若しくは提示を命じ、若しくは特定技能所属機関若しくは役職員に対し出頭を求め、又は入国審査官若しくは入国警備官に関係人に対して質問させ、若しくは特定技能所属機関に係る事業所その他特定技能外国人の受入れに関係のある場所に立ち入り、その設備若しくは帳簿書類その他の物件を検査させることができる。

2　前項の規定による質問又は立入検査を行う場合においては、入国審査官又は入国警備官は、その身分を示す証票を携帯し、関係人の請求があるときは、これを提示しなければならない。

3　第一項の規定による権限は、犯罪捜査のために認められたものと解釈してはならない。

外国人労働者が適切な労働環境で働いているか、法律に従っているかを確認するために行われます。視察をスムーズに迎え、問題を未然に防ぐために、受入機関として以下のポイントに注意することが大切です。

1. 契約内容の適正な管理

特定技能外国人との雇用契約内容が法律に基づき、適切に履行されていることが重要です。賃金や労働時間、福利厚生に関する契約が正しく反映されているか、書類やデータを整備しておきましょう。また、契約内容の変更があった場合には、労働者と合意のもとで更新された書類を保持しておくことが求められます。

2. 労働条件の遵守

特定技能外国人が過度な残業を強いられたり、休暇が取れなかったりすることは、視察で問題視されるポイントです。入管視察では労働者の労働時間や休憩、休日の管理状況が確認されるため、タイムカードやシフト表の正確な記録が必須です。これらの記録が適切に管理され、労働基準法に違反していないことを証明できるようにしましょう。

3. 労働環境の適正化

作業環境や住居環境の整備も重要な視察項目です。特定技能外国人が安全で衛生的な環境で働き、生活できるようにするために、定期的に環境の見直しを行いましょう。特に労働災害や衛生管理に関する記録を適切に保管し、必要に応じて修繕や改善を行ってください。

4. 外国人労働者とのコミュニケーション

言語や文化の違いから、外国人労働者とのコミュニケーションが難しい場合がありますが、日常的な意思疎通を大切にすることが重要です。視察時に労働者からのヒアリングが行われる可能性があるため、彼らが不満や問題を感じていないか、定期的に確認しておきましょう。また、問題が発生した場合には迅速に対応し、解決策を提供することが望まれます。

5. 各種法定書類の整備

雇用契約書、給与明細、労働時間の記録、福利厚生に関する書類など、法的に必要な書類が整備されているか確認してください。入管の視察では、これらの書類が正確であることが求められます。特定技能の受入れに伴う手続きや外国人材のサポート体制についても、書面で示せるよう準備を怠らないようにしましょう。

6. 事前準備と関係者への周知

視察の前には、関係者にその旨を周知し、担当者と業務内容を確認しておきます。視察の流れや質問される可能性がある内容に備え、受入機関全体で協力して準備を進めることが重要です。また、実際の視察日には、担当者がスムーズに対応できるよう、資料や必要書類の場所を確認しておくとよいでしょう。

7. 法令改正への対応

特定技能に関連する法令や規制は、随時変更されることがあります。そのため、最新の情報を常に把握し、制度変更があった際には速やかに対応する必要があります。特に、賃金や労働条件に関する規定が変更された場合には、労働契約や勤務形態もそれに応じて調整することが求められます。

まとめ

入管からの視察は、特定技能外国人労働者を適切に受け入れ、支援しているかを確認する大切な機会です。視察を迎えるにあたっては、日頃から労働条件や環境の改善に努め、書類や記録を整備し、外国人労働者とのコミュニケーションを大切にしましょう。これにより、スムーズな視察対応が可能となり、受入機関としての信頼性も高まります。